ERP-Software verstehen: Trends, Tools & rechtliche Vorgaben

ERP-Software ist aus dem heutigen Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie betrifft Unternehmen fast aller Größen, besonders aber:

• Mittelständische Unternehmen

• Produktions- und Handelsunternehmen

• Dienstleister mit mehreren Abteilungen

• Unternehmen mit komplexen Lager- oder Lieferketten

Welche Probleme löst ERP?

• Datenredundanz und Fehler durch Mehrfacheingaben

• Mangelnde Übersicht über Lager, Finanzen oder Personal

• Verzögerte Berichterstattung und fehlende Transparenz

• Schlechte Entscheidungsgrundlagen ohne Echtzeitdaten

Was bietet ERP-Software?

• Eine zentrale, einheitliche Datenquelle

• Automatisierung von Routineprozessen

• Übersichtliche Dashboards und Berichte in Echtzeit

• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Aktuelle Entwicklungen (Stand: August 2025)

Die ERP-Branche entwickelt sich rasant weiter. Zu den wichtigsten Trends gehören:

ERP-Software ist auch rechtlich stark eingebunden. In Deutschland müssen ERP-Systeme insbesondere folgende Anforderungen erfüllen:

• DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung):
  Unternehmen müssen personenbezogene Daten sicher und transparent verarbeiten. ERP-Systeme müssen z. B. Datenlöschung, Auskunft und Protokollierung unterstützen.

• GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung):
  ERP-Systeme, die für Buchhaltung genutzt werden, müssen unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungsprotokolle und Archivierung gemäß GoBD ermöglichen.

• E-Rechnungs-Pflicht (XRechnung):
  Öffentliche Auftraggeber akzeptieren nur noch elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format. ERP-Systeme müssen diese erzeugen können.

• Nachhaltigkeitsvorgaben & CSR-Berichtspflichten:
  Große Unternehmen müssen ab 2025 verpflichtend ESG-Daten erfassen und berichten. ERP-Systeme sollten diese Funktionen unterstützen.

Nützliche Tools und Ressourcen

ERP-Systeme (teilweise Open-Source und für KMU geeignet):

• Open-Source-ERP: Ideal für kleine Unternehmen mit IT-Ressourcen (z. B. modular, anpassbar, keine Lizenzkosten)

• Cloud-ERP: Anbieter bieten ERP-Funktionalität als Abo-Modell mit Updates, Support und mobiler Nutzung

• Branchenspezifische ERP-Lösungen: Angepasst an Fertigung, Logistik, Baugewerbe, Einzelhandel oder Dienstleistung

Hilfreiche Ressourcen:

• DSGVO-Checklisten zur Systemauswahl

• GoBD-konforme Verfahrensdokumentation

• CO₂-Rechner für Unternehmensbilanzen

• ERP-Einführungspläne & Zeitkalkulatoren

• Vorlagen für Projekt- und Ressourcenplanung

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Frage 1: Ist ERP-Software auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Ja, vor allem Cloud-ERP oder Open-Source-Lösungen sind auch für kleinere Betriebe geeignet. Sie bieten grundlegende Funktionen bei überschaubaren Kosten.

Frage 2: Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Abhängig vom Projektumfang: Kleine Systeme können in 2–4 Monaten eingeführt werden. Komplexe Implementierungen dauern 6–12 Monate oder länger.

Frage 3: Welche Risiken gibt es bei ERP-Projekten?
Häufige Risiken sind unklare Anforderungen, mangelnde Schulung, fehlende Projektleitung und Widerstände im Team.

Frage 4: Ist Cloud-ERP datenschutzkonform?
Ja, wenn der Anbieter DSGVO-konforme Server in der EU betreibt und Funktionen zur Datenlöschung, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle bietet.

Frage 5: Wie hoch sind die typischen Kosten?
Cloud-ERP ab ca. 20 bis 100 € pro Nutzer/Monat. Bei On-Premise-Systemen kommen Lizenz-, Wartungs- und Infrastrukturkosten hinzu.

Abschließender Gedanke
ERP-Systeme bilden heute das Rückgrat vieler Unternehmen – vom Mittelstand bis zum Großkonzern. Moderne Technologien wie Cloud, KI und IoT machen ERP flexibler und leistungsfähiger. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz, Nachhaltigkeit und Transparenz.